Zasady powoływania oraz likwidacji spółek z ograniczoną odpowiedzialnością reguluje kodeks spółek handlowych. Proces likwidacji ma na celu zakończenie bieżących interesów spółki, wypełnienie ewentualnych zobowiązań i ściągnięcie należności oraz upłynnienie majątku spółki.
Ustawa o rachunkowości nakłada na likwidowane spółki specyficzne wymagania, między innymi dotyczące momentu otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych.
Otwieranie i zamykanie ksiąg
Zgodnie z przepisami ustawy spółka zobowiązana jest do zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający dzień postawienia jej w stan likwidacji. Należy przy tym pamiętać, że księgi rachunkowe powinny zostać zamknięte nie później niż w ciągu trzech miesięcy od daty zaistnienia tego zdarzenia.
Na dzień otwarcia likwidacji, w ciągu piętnastu dni od zaistnienia zdarzenia, jednostka ma obowiązek otworzyć księgi rachunkowe. Od tego momentu spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi swoją działalność pod dotychczasową firmą z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień zakończenia likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i – analogicznie jak w przypadku zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji – należy je zamknąć nie później, niż w ciągu trzech miesięcy od daty zaistnienia tego zdarzenia.
Przykład
ABC Sp. z o.o. prowadzi na terenie Polski działalność handlową. W związku z niekorzystną sytuacją gospodarczą wspólnicy spółki postanowili o jej likwidacji i 15 września 2012 roku powzięli uchwałę o postawieniu spółki w stan likwidacji.
Decyzja wspólników jest zgodna z umową spółki, która wymienia przesłanki, w wyniku których można postawić ABC Sp. z o.o. w stan likwidacji. Obecnie proces likwidacji ABC Sp. z o.o. jest w toku.
Obowiązki ABC Sp. z o.o. związane z otwarciem i zamknięciem ksiąg rachunkowych przedstawia tabela.
Specjalne obowiązki
Zarówno na dzień poprzedzający dzień postawienia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w stan likwidacji, jak i na dzień zakończenia procesu likwidacji należy sporządzić sprawozdanie finansowe, a ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki specjalne obowiązki związane z wyceną i prezentacją składników majątku spółki.
Przede wszystkim spółka, co do której podjęto decyzję o postawieniu w stan likwidacji, nie spełnia założenia kontynuacji działalności. W związku z tym ustawa o rachunkowości nakazuje wycenę aktywów po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Różnicę powstałą w wyniku takiej wyceny odnosi się na kapitał z aktualizacji wyceny.
Ponadto jednostka jest zobowiązana utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem kontynuowania działalności. Utworzenie tego rodzaju rezerw również wpływa na kapitał z aktualizacji wyceny. Wszystkie składniki kapitału własnego jednostki na dzień rozpoczęcia procesu likwidacji należy połączyć w jeden kapitał podstawowy (zmniejszając go o ewentualne udziały własne).
W związku z likwidacją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ustawa o rachunkowości nakłada na jednostkę obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Zgodnie z jej postanowieniami inwentaryzację przeprowadza się na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji oraz na dzień zakończenia działalności przez spółkę.
Przykład
W związku z rozpoczęciem procesu likwidacji 15 września 2012 r. ABC Sp. z o.o. zobowiązana jest zamknąć księgi na dzień 14 września 2012 r. (tj. dzień poprzedzający postawienie spółki w stan likwidacji).
Założenia:
Wartość zapasów w księgach ABC Sp. z o.o. to 50 000 zł.
Inwentaryzacja zapasów wykazała niedobór w kwocie 5 000 zł.Wycena zapasów według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania to 40 000 zł.
Środki pieniężne w kasie zgodnie z księgami to 1 000 zł.
Przeprowadzony spis z natury wykazał niedobór w kwocie 10 zł.
Wartość netto urządzeń technicznych i maszyn według ksiąg to 120 000 zł (wartość początkowa 200 000 zł, naliczone i zaksięgowane do dnia sprzedaży umorzenie 80 000 zł), ale wycena niezależnego rzeczoznawcy powołanego w związku z likwidacją to 90 000 zł.
Przewidywane koszty związane z wycofaniem się likwidowanej jednostki z zawartych kontraktów oszacowano na 20 000 zł.
Przykładowa ewidencja księgowa na dzień 14 września 2012 r.:
- Rozliczenie inwentaryzacji zapasów (przy założeniu, że zarząd uznaje niedobory za niezawinione przez osoby odpowiedzialne materialnie)
- Rozliczenie inwentaryzacji gotówki w kasie (przy założeniu, że zarząd uznaje niedobory za niezawinione przez osoby odpowiedzialne materialnie)
- Wycena zapasów według cen sprzedaży neto możliwych do uzyskania
- Wycena urządzeń technicznych i maszyn według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania na podstawie wyceny przeprowadzonej przez rzeczoznawcę
- Utworzenie rezerwy na przewidywane koszty związane z wycofaniem się likwidowanej jednostki z zawartych kontraktów
Przykład
ABC Sp. z o. o. zobowiązana jest otworzyć księgi na dzień 15 września 2012 roku i połączyć wszystkie składniki kapitału własnego w jeden kapitał podstawowy. Kapitał zakładowy to 50 000 zł, kapitał rezerwowy wyniósł 20 000 zł.
Kapitał z aktualizacji wyceny ujęto zgodnie z księgowaniami na dzień 14 września 2012.
Przykładowa ewidencja księgowa na dzień 15 września 2012 r.:
- Przeksięgowanie kapitału z aktualizacji wyceny na kapitał podstawowy
- Przeksięgowanie kapitału rezerwowego na kapitał podstawowy
Autor:
Magda Kraszewska–Szuba,
Aider Polska (MDDP Outsourcing), Warszawa
.webp)
