Złożenie sprawozdania finansowego po terminie – jakie są konsekwencje opóźnienia i procedury uniknięcia kary?

Kto powinien złożyć sprawozdanie finansowe, do kogo i w jakim terminie?

Jednostki, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ale prowadzą księgi rachunkowe, mają obowiązek złożenia sprawozdania finansowego oraz pozostałych wymaganych dokumentów do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dla podatników CIT dokumenty te powinny zostać przekazane w terminie składania rocznego zeznania podatkowego lub w przypadku innych przypadków, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Co ważne, złożenie dokumentów do KRS jest równoznaczne z ich przekazaniem do Szefa KAS.

Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź i pobierz kompleksowy przewodnik → „Sprawozdanie finansowe 2025” od MDDP Outsourcing

Jakie są konsekwencje złożenia sprawozdania finansowego po terminie?

Zdarza się, że wymagane prawem terminy raportowania finansowego nie są dotrzymywane (często nie z winy samej jednostki). Niezależnie od przyczyny, konsekwencje mogą być dotkliwe, a odpowiedzialność za ich złożenie spoczywa na kierowniku jednostki. Jakie istnieją rodzaje odpowiedzialności w przypadku opóźnienia w złożeniu sprawozdania finansowego?

1. Odpowiedzialność karna (na mocy Ustawy o Rachunkowości)
   • Naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem sprawozdania finansowego z art. 77 UoR przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności do lat 2, lub obie kary łącznie.
   • Niezłożenie sprawozdania do KRS wg Art. 79 UoR przewiduje karę grzywny lub ograniczenia wolności.
   
   
2. Odpowiedzialność karnoskarbowa (według regulacji Kodeksu Karnego Skarbowego)
   • Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie jest traktowane jako wykroczenie skarbowe, za które grozi grzywna z art. 80b KKS.
   
   
3. Postępowanie przymuszające (zgodnie z ustawą o KRS)
   • Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, jeśli zauważy brak wymaganych dokumentów. Wzywa wtedy jednostkę do ich złożenia w terminie 7 dni, grożąc grzywną. Maksymalna grzywna w jednym postępowaniu wynosi 15.000 PLN, ale może być nakładana wielokrotnie, do kwoty 1.000.000 PLN. Postępowanie może być umorzone, jeśli sąd uzna je za nieskuteczne.
   
   
4. Rozwiązanie jednostki z urzędu
   • W skrajnych przypadkach sąd rejestrowy może rozwiązać jednostkę bez przeprowadzania likwidacji, jeśli przez dwa kolejne lata nie złożono sprawozdania mimo wcześniejszych wezwań. W takiej sytuacji jednostka ma 14 dni na wykazanie, że posiada majątek i prowadzi działalność. W przeciwnym razie zostanie wykreślona z KRS.
   
   

WAŻNE! Kary finansowe (kara grzywny) jest różna w zależności od podstawy prawnej. Na podstawie UoR wysokość grzywny jest ustalana przez sąd w stawkach dziennych, wynoszących od 10 do 540 stawek. Stawki dzienne są obliczane zgodnie z przepisami Kodeksu karnego. Z kolei na podstawie KKS grzywna jest uzależniona od minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku, na podstawie wynagrodzenia minimalnego (4.666 PLN), minimalna grzywna wyniesie 467 PLN, a maksymalna – 93.320 PLN.

Jak uniknąć kary w przypadku opóźnienia w złożeniu sprawozdania finansowego?

Najlepszym rozwiązaniem jest jak najszybsze złożenie dokumentów. W przypadku postępowania przymuszającego, grzywna może być umorzona, jeśli sprawozdanie zostanie złożone. Istnieje także możliwość skorzystania z instytucji czynnego żalu. Czynny żal pozwala uniknąć kary za popełnione wykroczenie skarbowe. Polega na przyznaniu się do wykroczenia i spełnieniu obowiązków.

Jak skutecznie złożyć czynny żal?

1. Przygotuj pismo do urzędu skarbowego – w piśmie powinny znaleźć się dane jednostki, data, adresat, szczegółowy opis wykroczenia, oświadczenie o przyznaniu się oraz informacja o wypełnieniu obowiązków.
2. Podpisz pismo – dokument musi być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji jednostki.
3. Złóż pismo – możesz to zrobić osobiście w urzędzie skarbowym, elektronicznie przez skrzynkę e-PUAP, lub przez platformę e-Urząd Skarbowy.
4. Oczekuj na rozpatrzenie – jeśli czynny żal zostanie uznany, nie dostaniesz formalnego powiadomienia, ale unikniesz kary. W przeciwnym razie rozpocznie się postępowanie skarbowe.

Podstawa prawna:

• Art. 69, 77, 79 UoR
• Art. 24 Ustawy o KRS
• Art. 33 Kodeksu karnego
• Art. 1052 Kodeksu postępowania cywilnego
• Art. 48, 16 Kodeksu karnego skarbowego

autorka: Beata Ślusarczyk, Junior Manager, MDDP Outsourcing Warszawa

Zapraszamy do zapoznania się z pozostałymi artykułami z cyklu „Sprawozdanie finansowe 2025”

1. Harmonogram prac nad sprawozdaniem finansowym
2. Ustalenie formy sprawozdawczości finansowej
3. Obowiązek badania i wybór firmy audytorskiej
4. Inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz ich wycena
5. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy
6. Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego
7. Konsolidacja sprawozdań finansowych
8. E-sprawozdania
9. Złożenie sprawozdania finansowego po terminie
10. Sprawozdanie finansowe 2025: Kompleksowy przewodnik od MDDP Outsourcing